Gestione documentale: le raccomandazioni del “Libro Bianco sull’Innovazione”
Come reso noto di recente, la community di Forum PA ha lanciato una consultazione pubblica sul “Libro Bianco sull'innovazione della PA”, documento “partecipato” col quale si vogliono sottoporre alcune riflessioni e proposte in materia al nuovo Governo. Tra i temi trattati, anche la gestione documentale e la conservazione. Quanto elaborato e fin qui condiviso sull’argomento è stato oggetto di presentazione e commento da parte di Mariella Guercio, con un articolo pubblicato sul sito di Forum PA.
“Il capitolo che il Libro Bianco sull'innovazione della PA dedica alla gestione documentale - si legge nell’abstract - affronta i due ambiti tecnici di riferimento, la formazione dei documenti digitali e la loro tenuta nel tempo, concentrando l’attenzione quasi esclusivamente sui nodi organizzativi e richiamando l’attenzione sulla necessità di garantire coerenza e forza alle attività di coordinamento e collaborazione”.
Mettere intorno a un tavolo operativo le istituzioni competenti - scrive la Guercio nell’articolo - è senza dubbio il primo passo da compiere (raccomandazione 2.5c), a partire da un quadro normativo che deve al più presto stabilizzarsi (raccomandazione2.5d). È ad esempio auspicabile che le linee guida che, in base al dlgs 217/2017 correttivo del CAD, devono a breve sostituire le regole tecniche, si limitino a intervenire solo sugli aspetti che richiedono aggiornamenti, lasciando le iniziative più impegnative di ridefinizione dei modelli e delle responsabilità al confronto istituzionale di cui si è detto.
È evidente - prosegue - che i ritardi nel raggiungimento di obiettivi strategici definiti più di vent’anni fa siano riconducibili anche alla mancanza di personale tecnico da dedicare alla trasformazione digitale nelle diverse componenti (raccomandazione 2.5e), su cui il legislatore è peraltro intervenuto da tempo e a più riprese. Si pensi all’obbligo di affidare la funzione di gestione documentale a personale dotato di adeguate competenze archivistiche stabilito dall’articolo 61 del dpr 445/2000 e richiamato dalle regole tecniche sul protocollo informatico approvate con dpcm 3 dicembre 2013. In quante amministrazioni tale indicazione non è stata applicata, senza che gli organi di tutela e vigilanza abbiano sentito il bisogno di intervenire, non solo in termini di inutili richiami, quanto in relazione alla individuazione di modelli sostenibili? Anche le indicazioni di AgID sulla necessità di disporre di responsabili archivistici della conservazione presso i conservatori accreditati, non sembra siano state oggetto di un’applicazione generale e di una verifica oculata in sede di ispezione e verifica...