Conservazione digitale, chi ben progetta...

Laura Flora su Agenda Digitale: organizzare i documenti in fascicoli, e ancor prima conoscere approfonditamente le regole sui formati, i procedimenti e i tempi di conservazione, è indispensabile per “creare archivi digitali a prova di contenzioso”

Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’articolo “Conservazione elettronica, come creare un archivio digitale a prova di contenzioso”, a firma di Laura Flora. “Creare un archivio digitale - si legge nell’abstract - prevede una progettazione a monte, che parta dall’organizzazione dei documenti in fascicoli, passi dalla conoscenza delle regole sui formati, dei procedimenti e dei tempi di conservazione. Ma serve, soprattutto, più cultura digitale e motivazione, dei cittadini ma anche dei dipendenti pubblici”.

L’articolo si apre con una introduzione dedicata alla distinzione tra i termini dematerializzazione, col quale si fa riferimento alla trasformazione in formato immateriale di contenuti nati su supporto analogico, e digitalizzazione, col quale si fa invece riferimento alla” produzione nativa dei documenti in ambiente digitale”. Quindi la Flora passa a descrivere cosa debba intendersi con il concetto di conservazione dei documenti:

Molti conservatori parlano di documento da conservare. Ora pensiamo alla mole di documenti che una PA produce e immaginiamo di versarli in conservazione. Pensiamo a quello che potremmo visualizzare in un qualsiasi “contenitore” anche in cloud: file che sono in ordine di versamento e non anche secondo il tempo di produzione; oppure nel manuale di conservazione spesso troviamo la conservazione di una “serie archivistica”. Ma cos’è una serie? Sono documenti uguali per forma (deliberazioni, decreti, contratti, etc.) diversi per contenuto. Siamo sicuri che questo sia corretto? Manteniamo la correttezza della tipologia di produzione, ciò a dire l’ordine cronologico, ma perdiamo il contesto. Non bisogna, infatti, dimenticare che ogni provvedimento si riferisce ad un determinato procedimento amministrativo, affare, attività, etc., e che, soprattutto in ambiente digitale, dobbiamo necessariamente conservare il contesto.

Ogni tipologia di procedimento costituisce, di norma, un “fascicolo”. Ed è questo, come tante volte detto, l’aspetto cruciale del problema, l’organizzazione del lavoro: si deve prevedere una lungimirante e avveduta organizzazione dei documenti in fascicoli (o in serie). È un’opera di “progettazione” a monte, d’intesa tra il responsabile della gestione dei flussi documentali, i responsabili dei procedimenti amministrativi e la dirigenza dell’Ente: in quali serie si vogliono sedimentare i documenti? Quali sono i fascicoli di affare? Quali i procedimenti che si snodano nella prassi quotidiana dell’Ente?

E, venendo al documento digitale, oramai realtà di una PA, come si formano i fascicoli digitali? Cosa si renderà necessario mandare in conservazione?

La vera digitalizzazione deve prevedere la formazione del fascicolo informatico, costituito da documenti ricevuti, prodotti, interni etc., originariamente in formato digitale. Ciò a dire, e lo vogliamo dire forte, che quando si crea un documento digitale, si deve già conoscere il procedimento di riferimento, quindi il fascicolo e il tempo di conservazione. È dall’archivio corrente che si deve sapere come e cosa si conserverà. All’interno del sistema di gestione documentale ci dovrebbe essere la tabella di procedimenti, affari e attività e ad ogni documento associato il tempo di conservazione con riferimento alla propria unità archivistica…

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pubblicato il 2018/03/19 10:00:00 GMT+2 ultima modifica 2018-03-13T13:40:00+02:00

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