Conservazione all digital: la roadmap USA

Dal 2023, i National Archives conserveranno solo dati digitali. In vista dello switch off, c’è chi propone di puntare alla piena automazione dei task di classificazione

Come previsto da un atto presidenziale del 2012, entro la fine di quest’anno tutte le agenzie federali statunitensi dovrebbero raggiungere l’obiettivo di digitalizzare interamente i propri processi di gestione documentale. L’obiettivo correlato è che i dati “100% digital” possano essere poi spediti ai National Archives (NARA) e qui opportunamente conservati a lungo termine. La determinazione in tal senso è tale che i NARA hanno annunciato già da tempo che a partire dal 31 dicembre 2022, non accetteranno più in conservazione documenti cartacei o comunque analogici, né dati digitali privi degli opportuni metadati.

Ad oggi, le amministrazioni federali americane sembrano essere molto fiduciose sul primo obiettivo. Uno studio della società di consulenza tecnologica Ave Point attesta oltre il 90% la quota di agenzie ottimiste o addirittura molto ottimiste a riguardo. Lo stesso sondaggio però tratteggia un quadro molto meno rassicurante in vista del 2022. Nel 2018, solo il 33% delle agenzie ha trasferito i dati in formato elettronico ai NARA, rispettando tutti nuovi requisiti tecnici e di metodo. Una dato che fa il paio con il 22% registrato nel 2017, questa volta nell’ambito di una ricognizione ufficiale realizzata dagli stessi NARA.

Ave Point ha realizzato il sondaggio anche per fare luce a riguardo. Stando ai manager consultati, le agenzie adducono agli eccessivi carichi di lavoro, e alla congiunta mancanza di risorse economiche e professionali adeguate, le principali cause per tali ritardi. Qualcosa di ampiamente preventivabile, visto e considerato che “alle agenzie da anni si chiede di fare più con meno”, dichiarano ad Ave Point. Ma siccome il mantra del fare più con meno deve essere ormai considerato come un comandamento imprescindibile, con il lavoro di analisi si è provato anche a capire se e dove si possa intervenire per aggirare tali ostacoli.

Secondo gli analisti - e la cosa è poco sorprendente se si tiene conto del core business di Ave Points - negli anni a venire occorrerà puntare con forza sull’automazione tecnologica. Nel caso specifico, l’auspicio è che si arrivi ad automatizzare in particolar modo le attività di classificazione dei dati. Ad oggi, la grandissima maggioranza delle agenzie fa ancora ricorso al lavoro umano per lo svolgimento di questi task, che però sono molto cambiati negli ultimi anni, e tendono sempre più frequentemente a farlo, a causa della rapida innovazione tecnologica e di metodo che interessa il settore. La conseguenza principale, confermata dai risultati del sondaggio, è che non sempre si riesce a tenere il passo con tali cambiamenti. “Il 47 degli operatori coinvolti nelle attività di classificazione - si legge negli highlights - non dispone di tutte le competenze tecniche e specialistiche necessarie per svolgere al meglio questo tipo di attività, o comunque adotta metodologie obsolete e non più efficaci”.

Interpellati a riguardo, gli stessi operatori lamentano spesso la mancanza di una piena visione su tutti i processi e i sistemi che generano i dati digitali, o comunque l’utilizzo di tecnologie e metodi non più pienamente adatti allo scopo. Per stare al passo, occorrerebbero maggiori interventi dal punto di vista della riqualificazione e della formazione del personale, ma considerata la natura dei compiti di classificazione e trasferimento dei dati digitali, l’idea sponsorizzata da Ave Point è che si possa fare decisamente meglio, e con costi minori, puntando sull’automazione.

“Per le agenzie che si sentono sommerse dalla crescita dei dati digitali e che sono alla ricerca di soluzioni per migliorare le proprie attività di trasferimento dati ai NARA - scrivono a riguardo - la cosa migliore da fare sarebbe automatizzare tali attività. Sappiamo che gli end user non appartengono alla categoria dei record manager specializzati, e che a loro volta i record manager non dispongono delle competenze necessarie per operare come collaboratori o amministratori di sistemi IT. La strada maestra per far sì che i processi di gestione documentale tengano il passo dell’era digitale è ridurre al minimo le attività di classificazione manuale, prevedendo meccanismi di controllo automatico dove l’intervento manuale resta indispensabile”.

Nel frattempo, per venire incontro alle esigenze delle agenzie, i NARA stanno puntando sulla produzione di standard, linee guida, best practice e altri interventi di supporto. L’obiettivo è offrire il maggior numero possibile di elementi di certezza e consapevolezza per fare in modo che tutte le amministrazioni federali arrivino puntuali all’appuntamento con la piena digitalizzazione fissato per la fine del 2022.

Valuta il sito

Non hai trovato quello che cerchi ?

Piè di pagina