Un chiarimento sulla conservazione dematerializzata delle note e dei giustificativi di spesa
Con la risoluzione n° 96/E del 21 luglio 2017, l’Agenzia delle Entrate è tornata a fornire chiarimenti sulla gestione documentale e la conservazione dematerializzata delle note spesa dei dipendenti e dei relativi giustificativi. Il pronunciamento è stato formulato un risposta ad un interpello da parte di una società privata attiva nel settore dell’archiviazione elettronica e digitale, interessata ad implementare un processo di gestione e conservazione delle note spese totalmente dematerializzato. Presentando i meccanismi di funzionamento del sistema nel dettaglio, l’azienda aveva chiesto all’Agenzia di verificare la conformità del processo alla normativa in materia di gestione dei documenti fiscalmente rilevanti, con particolare riferimento alla possibilità di distruggere gli originali analogici e alle tempistiche e modalità da rispettare in tal senso.
Sulla testata Fisco Oggi, gestita dalla stessa Agenzia, un articolo a firma di Pier Paolo del Franco illustra i contenuti del pronunciamento. Una sintesi ragionata degli stessi, a cura di Luigi Foglia, è stata pubblicata anche sul sul sito di ANORC.
L’Agenzia ha ribadito, ancora una volta, – scrive l’esperto – la possibilità di dematerializzare e distruggere gli originali cartacei dei cd. giustificativi di spesa laddove sia adottato un idoneo processo in grado di garantire integrità autenticità e leggibilità alle copie informatiche nonché la loro conservazione a norma attraverso un idoneo sistema di conservazione (eventualmente anche realizzato da un soggetto accreditato, pur confermando la non obbligatorietà del ricorso a tali soggetti) (...)
Il principale nodo da sciogliere - si legge in un passaggio successivo - resta quello di individuare una procedura “economica” per la conservazione “sostitutiva” e la conseguente distruzione dei documenti originali analogici unici (ovvero quelli per i quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi), in quanto al momento, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 del DMEF 17 giugno 2014, è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.
La novità che avrebbe indotto l’Agenzia a pubblicare una Risoluzione in materia, sembrerebbe essere la possibilità di acquisire la copia informatica del giustificativo analogico ai soli sensi dell’art. 22 del CAD e del comma 5 dell’art. 3 del DPCM del 13 novembre 2014.
In altri termini, al fine della corretta formazione delle copie informatiche di documenti analogici sarebbe sufficiente il solo versamento in conservazione della copia acquisita, senza necessità di apporre precedentemente una firma digitale. Risulterebbe così superato quanto previsto dal comma 1 dell’art. 4 del DMEF 17 giugno 2014…