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Un commento sul motore di ricerca della PA previsto dal “nuovo CAD”

Gianni Penzo Doria su Agenda Digitale: “mentre gli strumenti archivistici garantiscono la persistenza giuridica e la certezza di azioni e documenti, uno strumento come quello concepito nel correttivo vive su una visione semplicistica certamente non partorita da giuristi”
Un commento sul motore di ricerca della PA previsto dal “nuovo CAD”

speech balloon - foto di Marc Wathieu via Flickr (flic.kr/p/5ujVmh - CC BY-NC 2.0)

Su Agenda Digitale è stato pubblicato un commento di Gianni Penzo Doria su quanto disposto con il correttivo al Codice dell’Amministrazione Digitale, recentemente approvato dal Consiglio dei Ministri, relativamente all’istituzione di un meta-motore di ricerca testuale dei documenti di tutte le pubbliche amministrazioni italiane. Penzo Doria fa riferimento nello specifico a quelli che dovrebbero essere i nuovi contenuti dell’articolo 40-ter del Codice, che recita quanto segue:

Art. 40-ter (Sistema di ricerca documentale) – 1. La Presidenza del Consiglio dei ministri promuove lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e di cui all’articolo 40-bis e dei fascicoli dei procedimenti di cui all’articolo 41, nonché a consentirne l’accesso on-line ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente.

Commentando la novità, l’esperto scrive quanto segue:

A meno di una lettura distorta, della quale fin d’ora mi scuso peraltro auspicandola, avremo un grande meta-motore di ricerca testuale, progettato dalla Presidenza del Consiglio. Dovrebbe essere enorme, praticamente “mega”. Allora lo chiameremo “Mega-Meta-Motore di ricerca”: MMMr. Nella sua insostenibile leggerezza, tuttavia, il nuovo art. 40-ter rimane semplicemente comico.

Sia chiaro: nulla di trascendentale sotto il profilo tecnico, una volta sciolti i nodi dell’esposizione dei dati. Tuttavia, un enorme problema carico di criticità sul fronte della gestione giuridica. Il protocollo, infatti, rimane un atto pubblico di fede privilegiata, non direttamente accessibile a chiunque e fonte pressoché inesauribile di dati personali e, tra questi, di dati sensibili.

Negli ultimi vent’anni, abbiamo assistito a grandi innamoramenti da parte del legislatore italiano. Nati per durare il tempo in cui si sviluppa e muore una tecnologia.

Oltre a quelli indicati in un articolo di qualche tempo fa per Forum PA, oggi prevale una visione del mondo global-digitale. Mentre qualche decennio fa tutti si concentravano su un cosmo immaginato come un enorme database e poi come un grande contenitore di dati e metadati in XML, oggi siamo alla visione monotematica delle amministrazioni pubbliche, semplificate alla stregua di una grande area organizzativa omogenea, in cui un motore di information retrieval riesce a trovare tutti i documenti richiesti.

Questa visione è molto limitata e, di certo, dimostra di sopravvalutare un motore di ricerca rispetto agli strumenti di gestione documentale (records management). Mi riferisco alla classificazione, alla repertoriazione delle serie e alla fascicolatura dei documenti. Molti colleghi dirigenti sottovalutano la straordinaria potenza di questi strumenti, semplicemente perché non li conoscono oppure perché ne conoscono l’applicazione in maniera superficiale da parte dell’ultimo impiegato al quale è stata irrogata una sanzione disciplinare, con la pena accessoria di un trasferimento al protocollo.

Nella realtà, un dirigente può toccare con mano a cosa porta il disordine documentale, non solo in termini di perdita di tempo, ma anche di valutazioni improprie, in quanto non supportate da un’istruttoria ordinata, di censure giudiziali per un negato o mal articolato riscontro a una richiesta di accesso.

Certo è che Google vincerà sempre contro la classificazione e la fascicolatura qualora si cercasse un solo documento determinato e ben definito. Tuttavia, Google risulterebbe estremamente pericoloso e fuorviante nella ricerca di tutti i documenti di una determinata pratica. Inoltre, mentre la ricerca archivistica è neutra e non colleziona documenti in base alla volontà del ricercatore o alla sua posizione geo-referenziale, Google modifica i criteri in base a profilature di contesto. Infine, gli strumenti archivistici garantiscono nel tempo la persistenza giuridica e la certezza di azioni e di documenti, o meglio: di poter capire le ragioni di certe azioni o decisioni. Garantiscono, in una parola, la “memoria illuminata e affidabile”.

Google, di contro, fa il collezionista di informazioni sparse nella rete, ma prive di una visione organica di tipo procedimentale, prive del filo conduttore ineludibile del procedimento che le unisce. Insomma, l’esatto contrario di quello che serve a un cittadino per dialogare con un’amministrazione pubblica.

Mentre gli strumenti archivisti sedimentano la memoria con cura giuridica e amministrativa, conservando tutti i documenti prodotti di un procedimento determinato, Google è un raffazzonatore occasionale, inidoneo a garantire se esista o meno un documento determinato (magari privo di oggetto o con metadati sbagliati o incompleti, pur appartenendo a un fascicolo procedimentale).

Leggi l’articolo integrale su Agenda Digitale

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Pubblicato il 21/09/2017 — ultima modifica 20/09/2017
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