Dematerializzazione delle note spese

Su Agenda Digitale Riccardo Albanesi e Beatrice Pelosi illustrano i requisiti e indicazioni in materia forniti di recente da Agenzia delle Entrate

Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’articolo Dematerializzazione delle note spese, i requisiti e le indicazioni dell’Agenzia delle Entrate, a firma di Riccardo Albanesi e Beatrice Pelosi. Nell’abstract si legge quanto segue: “L’adozione dei principi della dematerializzazione negli uffici ha portato alla digitalizzazione delle note spese e dei relativi giustificativi: ecco come gestire questa tipologia di documento”. Di seguito l’introduzione:

L’evoluzione tecnologica e la forte spinta data dall’introduzione obbligatoria della fattura elettronica stanno generando nelle imprese italiane molteplici processi tesi alla dematerializzazione dei documenti amministrativi ed alla loro conservazione digitale. In ambito di gestione delle note spese rilasciate all’azienda dai propri dipendenti, si stanno per esempio sviluppando processi che prevedono sistemi di gestione e di conservazione informatizzati che comportano la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione dei documenti analogici originari.

Dematerializzazione nota spese: cosa dice l’AdE

L’adozione di questi processi informatici è in forte sviluppo perché il tema della gestione delle note spese è considerato un passaggio critico nell’ambito amministrativo:

  • predisporre la nota spese richiede tempo (ricerche di settore hanno indicato un tempo medio di un’ora al mese per ciascun dipendente);
  • è una attività noiosa e totalmente improduttiva che non porta alcun vantaggio né al datore di lavoro né al dipendente;
  • pur nella sua semplicità è soggetta ad errori che comportano di conseguenza un ulteriore tempo “perso” da impiegare nel successivo controllo.

I sistemi informatizzati possono però risolvere tutti questi problemi: con alcuni software è sufficiente fotografare i documenti giustificativi, qualificabili prevalentemente in scontrini o fatture, per identificare le informazioni necessarie e inserirle automaticamente nella nota spese e poi in contabilità generale. La nota spese (a piè di lista) riepiloga e documenta spese per:

  • vitto e alloggio: sono normalmente documentate da fatture di hotel o altre strutture ricettive, ristoranti e simili;
  • viaggio e trasporto: sono normalmente documentate da fatture o ricevute per biglietti di trasporto pubblico, noleggio mezzi, o spese sostenute per l’uso dell’auto;
  • altre spese: trattasi per esempio di costo taxi, consumazioni al bar, biglietti di ingresso ad eventi e possono pertanto essere rappresentati da fatture o ricevute ma anche da scontrini o semplici ticket.

In questo ambito, con le recenti Risposte ad interpello n. 388 del 20 settembre 2019 e n. 417 del 17 ottobre 2019 l’Agenzia delle Entrate ha fornito precisi chiarimenti sulla modalità di gestione delle note spese analogiche e dei relativi giustificativi destinati alla dematerializzazione e successiva conservazione elettronica (con distruzione del documento analogico originario) ribadendo la distinzione tra documenti analogici originali unici e non unici nonché le implicazioni che ne derivano. L’Agenzia ha preliminarmente ribadito i principi già previsti nelle risoluzioni n. 46/E del 10 aprile 2017 e n. 96/E del 21 luglio 2017, nonché nella circolare n. 5/E del 29 marzo 2018...

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