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Documenti digitalizzati, quale destino per gli originali cartacei?

Alla domanda rispondono sul sito di Forum PA Gianni Penzo Doria e Simonetta Zingarelli. Interpretando la normativa in materia, si apprende che se il Codice della PA Digitale sembra legittimare in prima battuta l’eliminazione dei documenti cartacei una volta digitalizzati e conservati in digitale, nello stesso Codice si stabilisce che solo il Ministero dei Beni Culturali, tramite le Soprintendenze, può autorizzare la distruzione. Ma la cosa al momento non può avvenire, perché una circolare del 2004 del MIBAC lo impedisce esplicitamente, adducendo la mancanza di regole certe in materia di conservazione
Documenti digitalizzati, quale destino per gli originali cartacei?

foto tratta dal profilo Flickr di katielip, rilasciata con licenza Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)

foto tratta e rileaborata dal profilo Flickr di katielip, rilasciata con licenza Creative Commons Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)

Nell’articolo pubblicato sul sito di Forum PA, Gianni Penzo Doria e Simonetta Zingarelli specificano che questa interpretazione vale per la sola conservazione a lungo termine, ovvero quella prevista per i documenti dichiarati di rilevanza storica. Per gli altri tipi di documenti, specificano gli autori, la distruzione è possibile nel momento in cui, passato un certo periodo di tempo, diventano inefficaci a livello giuridico. In questo caso quindi, le norme di riferimento sono la deliberazione CNIPA n. 11/2004, e, per i documenti rilevanti a livello fiscale, il Decreto del Ministero dell’Economa e delle Finanze del 23 gennaio 2004. “Per questi documenti – si legge nel testo – si può ipotizzare la possibilità di distruggere gli originali analogici, unici o non unici, dopo avere effettuato le procedure di verifica dello scarto, previa autorizzazione ministeriale e previa redazione di un piano di conservazione (rectius, Massimario di selezione) a norma, a seguito della loro dematerializzazione, come previsto dagli artt. 68 e 69 del DPR 445/2000”. Rimanendo al tema della conservazione a breve termine, Penzo Doria e Zingarelli precisano anche che non è del tutto appropriato parlare di eliminazione del cartaceo, perché lo stesso documento, una volta copiato in digitale, viene di fatto dematerializzato, e, passato il periodo di tempo previsto dalla legge per la conservazione in forma sostitutiva, può essere distrutta anche la sua copia digitale.

Ben più complesso e intricato è invece il discorso relativo ai documenti che necessitano per legge di essere conservati in maniera permanente. A prima vista, sostengono gli autori, il Codice della PA Digitale sembrerebbe infatti autorizzare la distruzione del documento analogico nel momento in cui la sua copia digitale viene certificata come conforme all’originale, e può quindi essere conservata in digitale. Questo è infatti quanto parrebbe evincere dall’articolo 23 ter del Codice, il cui comma 3 stabilisce proprio che “l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico”. Una formula che, si legge nel testo, sembra autorizzare la successiva distruzione dei documenti analogici originali, sempre ovviamente nel rispetto di quanto previsto dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004. È però nello stesso Codice della PA Digitale, fanno notare Penzo Doria e Zingarelli, che si subordina l’autorizzazione alla distruzione degli originali all’assenso del Ministero dei Beni Culturali e delle strutture che dipendono da questa istituzione, a cominciare dalle Soprintendenze. Non solo quindi viene meno l’automatismo che legittimerebbe una eliminazione immediata, purché a norma di legge, degli originali analogici, ma chiamando in causa altri enti e istituzioni, si finisce per dovere tenere conto anche della normativa specifica di riferimento che regola il loro agire. E proprio una circolare rivolta agli istituti archivistici italiani, la n° 8 dell’11 febbraio 2004, ribalta di fatto la prima interpretazione del Codice, vietando la distruzione degli originali cartacei, in attesa di regole certe e chiarezza normativa in materia.

“Il tutto – scrivono gli autori partendo dal CAD – va interpretato alla luce di quanto disposto nei commi 1 e 4 dell’articolo 43 del CAD. Nel primo comma si prevede che, nonostante sia riconosciuta piena validità ai documenti analogici riprodotti su supporto informatico e dei quali è prevista la conservazione per legge nel rispetto delle Regole tecniche di cui all’art. 71 del CAD, i poteri di controllo sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi del D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali), rimangano in capo al Ministero per i beni e le attività culturali. Tale assunto giuridico comporta il venir meno dell’automatismo dell’applicazione delle procedure di digitalizzazione, così come descritte nel CAD e della conseguente distruzione dei documenti analogici amministrativi, che rimane comunque sempre subordinata all’autorizzazione del Ministero per i beni culturali.

L’autorizzazione allo scarto, prevista dall’art. 21, comma 5, del D.Lgs. 42/2004, è rilasciata dalle Soprintendenze archivistiche competenti per territorio per gli archivi delle amministrazioni pubbliche (comuni, province, università, camere di commercio, etc.), mentre è rilasciata dalle Commissioni di sorveglianza per gli archivi delle amministrazioni statali (tribunali, questure, prefetture-UTG, etc.).

Sembrerebbe, quindi, teoricamente possibile eliminare legalmente i documenti analogici amministrativi sottoposti a processo di digitalizzazione. Invece, non è ancora ammesso procedere alla distruzione degli archivi cartacei, pur in presenza di conservazione sostitutiva, in quanto si deve tener conto della circolare 11 febbraio 2004 n. 8, emanata dalla Direzione generale per gli archivi e rivolta agli istituti archivistici italiani, con la quale si è disposto che “poiché non sembra sia stata affrontata e risolta la delicata questione della conservazione permanente dei documenti elettronici, tant’è che il Ministro Stanca ha fatto richiesta di attivare un tavolo tecnico congiunto presso la Conferenza Unificata Stato-Regioni, composto da rappresentanti del Ministero per i Beni e le attività culturali, dei Dipartimenti dell’innovazione e delle tecnologie e per gli affari regionali, ai fini dell’individuazione e della sperimentazione di regole e metodologie standard per la conservazione permanente di documenti elettronici, e per la definizione di eventuali modifiche ed integrazioni normative, le SSLL, e in particolare le Soprintendenze archivistiche per i documenti conservati da Amministrazioni non statali, non autorizzeranno la distruzione degli originali cartacei dei documenti destinati alla conservazione permanente, anche quando essi siano stati riprodotti con le modalità stabilite dalla stessa delibera…”.

Leggi l’articolo integrale sul sito di Forum PA

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Pubblicato il 03/07/2012 — ultima modifica 05/07/2012
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