Appraisal: A strategic tool for modern recordkeeping
In occasione della edizione 2017 della conferenza annuale della Associazione degli archivisti catalani, svoltasi lo scorso anno a Reus, l’archivista digitale statunitense Cassie Findlay ha tenuto una presentazione sul tema “Appraisal: A strategic tool for modern recordkeeping”. La presentazione era dedicata al modo in cui il concetto di concetto appraisal - termine archivistico traducibile in italiano con selezione, col quale si fa riferimento ai processi che determinano il periodo di conservazione dei documenti - è stato rivisto e ampliato in sede di revisione dello standard ISO 15489-1:2016 Information and documentation - Records management. Secondo l’archivista statunitense, da questo ampliamento di prospettiva passa anche la capacità di rispondere in maniera più puntuale ed efficiente ad alcuni tra i problemi più complessi e urgenti in materia di conservazione.
La presentazione della Findlay, rielaborata sotto forma di articolo, sarà prossimamente pubblicata sul numero 41 di Lligall, la rivista dell’Associazione degli archivisti catalani. In previsione di ciò, l’articolo è stato anticipato sul suo blog personale. Allo stesso si rimanda per la lettura integrale dei suoi contenuti, mentre di seguito si riporta la traduzione dell’abstract:
Nella revisione dello standard ISO 15489-1:2016 Records management, il concetto di appraisal viene esteso ad un ambito di significati più ampi rispetto a quelli comunemente familiari a molto archivisti. Piuttosto che essere limitato all’esame e alla selezione di documenti esistenti al fine di prendere decisioni relative alla conservazione permanente negli archivi, viene significativamente esteso fino a essere identificato come una attività analisi più completa, e preliminare, del contesto, delle attività di business, dei requisiti e dei rischi, utile a compiere una vasta gamma di decisioni in materia di dati e della loro conservazione, tra cui la scelta se crearli o meno, quali metadati sono necessari per contestualizzarli e gestirli, chi dovrebbe avere accesso ad essi e in quali condizioni, quanto conservarli e via discorrendo.
Se eseguita in maniera costante ed affidabile, tramite una appropriata consultazione dei portatori di interesse, questa attività permette di raccogliere informazioni essenziali per un corretto funzionamento dei programmi di creazione e gestione dei dati, in qualsiasi contesto, compresi quelli online, di natura collaborativa e decentralizzata.
Adesso gli archivisti e gli altri professionisti della conservazione hanno l’opportunità di combinare questo approccio con le nuove tecnologie, al fine di risolvere problemi urgenti riguardanti la creazione di migliori sistemi di conservazione dei dati per le categorie di persone più vulnerabili dei nostri contesti sociali.