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L’accesso civico alla luce delle nuove norme in materia di conservazione sostitutiva

Se viene meno l’obbligo per cittadini e imprese di conservare i propri documenti informatici, scrive Andrea Attilio Grilli su Interlex, occorre predisporre delle misure per rafforzare la possibilità di accedere agli stessi in conservazione nelle banche dati delle amministrazioni
L’accesso civico alla luce delle nuove norme in materia di conservazione sostitutiva

speech balloon - foto di Marc Wathieu via Flickr (flic.kr/p/5ujVmh - CC BY-NC 2.0)

Su Interlex è stato pubblicato l’articolo intitolato “Quattro domande sulla conservazione "sostitutiva", a firma di Andrea Attilio Grill. La riflessione prende spunto dalle disposizioni contenute nell’articolo 43 comma 1-bis, della nuova versione del Codice dell’Amministrazione Digitale, che recita quanto segue: "Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso". Tra le domande che Grilli si pone, una in particolare concerne le modalità di accesso ai documenti informatici conservati dalle pubbliche amministrazioni da parte dei cittadini e delle imprese.

L'ultima domanda - si legge in uno dei passaggi del testo - sollecita una particolare attenzione, cioè se questo comma vada esaminato all'interno della dinamica del diritto all'accesso così come disciplinato dalla legge 241 del 1990, e quindi sia un diritto soggettivo, così come viene interpretato oggi alla luce dell'art.117, comma 2 della Costituzione.

Se fosse così, allora il cittadino probabilmente dovrebbe essere informato, o poter venire a conoscenza di tutta quella attività, più interna almeno all'apparenza, che è la conservazione e le disposizioni secondo il DPCM 3 dicembre 2013. Per esempio, il cittadino dovrebbe venire a conoscenza del manuale di conservazione concordato tra produttore e conservatore, con particolare attenzione ai tempi dello scarto di ogni singola tipologia di documenti.

Lo scarto è fondamentale perché il cittadino dovrà sapere se e quando i suoi documenti potranno o verranno scartati. Aggiungiamo che, sulla base di quanto affermato dal comma 1-bis, si presume che i documenti, salvo diversa indicazione, siano conservati dalla PA.

E ancora. Sulla base dell'art. 44, 1-bis che afferma Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi, si può presumere che il cittadino, ma anche l'impresa, debbano conoscere, anche grazie a una semplice verifica nella sezione "trasparenza" del sito web dell'ente, di sapere se i propri documenti sono stati mandati in conservazione.

Leggi l’articolo integrale su Interlex

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Pubblicato il 11/09/2017 — ultima modifica 07/09/2017
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