A National Risk: The State of State Electronic Records

Dal 2011, il Council of State Archivists (CoSA) - associazione no profit che consorzia i 56 archivi statali e territoriali degli Stati Uniti d’America - ha lanciato la State Electronic Records Initiative, progetto finalizzato al miglioramento delle attività di gestione, conservazione e accesso ai record digitali prodotti nelle istituzioni pubbliche che fanno riferimento a questi archivi. Basandosi su finanziamenti pubblici e sul contributo di volontari, il programma agisce su tre leve principali: formazione ai professionisti, fornitura di strumenti e risorse tecnologiche e attività di informazione e sensibilizzazione.

Per fare un primo bilancio sul progetto, di recente è stato pubblicato il report “A National Risk: The State of State Electronic Records Report, 2017”. Dall’analisi dei risultati emergono alcuni passi in avanti rispetto agli anni precedenti all’intrapresa del programma. Dal 2011 ad oggi ad esempio, gli archivi statali che si sono dotati di un programma di gestione dei record elettronici sono passati dal 21% al 65%. Di questo 65% però, che equivale a 36 archivi statali, appena 15 si sono dotati di programmi pienamente integrati per la gestione e la conservazione dei dati. Per quanto riguarda l’adozione di standard di riferimenti, gli archivi che si sono mossi in tal senso sono il 27% del totale. Infine, se nel 2011% il 24% degli archivi non aveva ancora adottato alcuna iniziativa concreta in materia di record management e conservazione digitale, questo dato nel 2017 è sceso al 9%.

Pur sottolineando l’importanza di questi risultati, i curatori del report non esitano a parlare di un programma, e relative ricadute, tuttora nella sua fase iniziale. Per questo la pubblicazione è stata realizzata anche come call to action per sensibilizzare gli attori e i decisori istituzionali sulla necessità di maggiori sforzi in materia.

I dati elettronici a carattere istituzionale - si legge nell’executive summary DEl report - sono tuttora a rischio, perché la maggioranza degli Stati non finanziano sufficientemente le attività di gestione e conservazione digitali. Si tratta di argomenti considerati di minore importanza, sebbene sia ormai ampiamente dimostrato che la disponibilità dei dati ufficiali sia fondamentale per fare chiarezza sull’operato delle istituzioni.

Gestire e conservare i dati in maniera appropriata è fondamentale per sostenere le democrazie e tutelare i nostri  diritti di cittadini. Più investimenti pubblici in materia sarebbero di vitale importanza per garantire la sostenibilità nel tempo di queste attività. In media invece, gli stati e le amministrazioni territoriali dedicano appena lo  0.007% dei propri budget alle attività di record management e conservazione digitale. Con investimenti così esigui, le nostre istituzioni corrono il rischio di perdere informazioni digitali di estrema importanza in maniera irreversibile, minacciando la nostra stessa identità nazionale. I dati digitali inoltre sono più a rischio di quelli conservati su carta, a causa della fragilità dei media digitali, dell’obsolescenza dei software e di altri aspetti tecnici che andrebbero affrontati con la dovuta attenzione.