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Gestione e conservazione delle fatture elettroniche

Due possibili soluzioni

ParER svolge le funzioni di conservazione anche dei documenti informatici a rilevanza fiscale, tra cui le fatture elettroniche. Due sono le possibili soluzioni, da un lato gli enti che aderiscono al sistema regionale NoTI-ER e dall’altro quelli non vi aderiscono.

Conservazione delle fatture per gli enti che utilizzano il sistema regionale NoTI-ER

Utilizzando NoTI-ER, il sistema regionale per la fatturazione elettronica e la dematerializzazione del ciclo degli acquisti, gli enti locali, le aziende sanitarie, le aziende pubbliche di servizi alla persona e altre tipologie di amministrazioni pubbliche dell’Emilia-Romagna possono conservare le fatture elettroniche presso ParER.

Nella prima delle due presentazioni allegate si forniscono le informazioni di dettaglio sulle azioni da compiere per poter fruire di questa opportunità. La seconda illustra le funzionalità di NoTI-ER.

Per ulteriori informazioni è disponibile il Call Center dedicato agli utenti di NoTIER al numero 800 810 799 o all'indirizzo e-mail Support.Notier@Regione.Emilia-Romagna.it.

Conservazione delle fatture per gli enti che non aderiscono al sistema regionale NoTI-ER

La conservazione delle fatture è il punto di arrivo di una serie di attività preliminari che l’ente, in collaborazione con la propria azienda fornitrice di software, deve obbligatoriamente svolgere. Per attivare la funzione di conservazione, occorre essere convenzionati (per gli enti dell’Emilia-Romagna) o aver stipulato un accordo di collaborazione (per gli enti di altre regioni).

L’iter comincia con la compilazione e l’invio del modulo “Informazioni preliminari per l’avvio dei test e la stesura del disciplinare tecnico per la conservazione”.

A questo punto l’azienda fornitrice entra in gioco in quanto è necessario che i sistemi documentali dell’ente vengano interfacciati con il sistema di conservazione di ParER mediante appositi web service.

Dopo che l’interconnessione tra i sistemi è completata, ParER programma e svolge delle attività di test per verificare la corretta acquisizione dei pacchetti di versamento nel sistema di conservazione. Solo dopo aver correttamente concluso la fase di test sarà possibile avviare il versamento delle fatture nell’ambiente di produzione.

Il processo di conservazione continua, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione di ParER, con la generazione delle serie che aggregano, per registro, le fatture attive e passive versate. Per ciascuna serie creata l’ente ha la possibilità (non l’obbligo) di comunicare la consistenza, cioè di comunicare, mediante la compilazione di un form web, il numero totale delle fatture emesse e/o registrate per ogni registro, in modo da consentire una verifica sulla completezza dei documenti inviati in conservazione.

Il processo di conservazione prosegue con la creazione dell’Indice AIP della serie, l’apposizione di una marca temporale sullo stesso e la firma dell’Indice da parte del responsabile della funzione archivistica di conservazione di ParER.

L’ente ha la possibilità in ogni momento di scaricare dal sistema di conservazione sia i documenti versati che le relative prove di conservazione, anche a fini di esibizione.

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Pubblicato il 25/07/2016 — ultima modifica 25/07/2016
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